דיווח במבנה אחיד -התנהלות נכונה בגיוס עובדים חדשים ובסיום העסקה:
גיוס עובדים חדשים :
הבעיה:
אחת הבעיות השכיחות הקיימות בתהליך גיוס עובד זה לקבל את המידע האם קיים לעובד מוצר פנסיוני ואם כן מה הם פרטיו כלומר :
- האם קיימת לעובד קופה פנסיונית פעילה בהתאם לצו הרחבה לפנסיה חובה :
“…עובד יהיה זכאי לביטוח פנסיוני ולביצוע ההפרשות ע”פ צו זה…מיד בתום 6 חודשים מתחילת העבודה. עובד שיתקבל לעבודה כשהוא מבוטח בביטוח פנסיוני כלשהו, יהיה זכאי לביצוע ההפרשות החל מהיום הראשון לעבודתו. ההפרשות יבוצעו לאחר 3 חודשי עבודה או בתום שנת המס-המועד המוקדם מבניהם, רטרואקטיבית ליום תחילת עבודתו אצל המעסיק ולא תחול לגביו תקופת ההמתנה האמורה”
- במידה וקיימת לעובד קופה או קופות פנסיוניות אנחנו צרכים לדעת את פרטי הקופות כגון ח.פ , קוד באוצר , פרטי חשבון של הקופה וזאת על מנת שנעדכן בהתאם במערכת השכר.
לצערנו לא מעט עובדים אינם מודעים לקופה הקיימת להם ולכן תהליך קבלת הפרטים הנ”ל הופך להיות מסורבל וארוך המצריך מרדף אחר העובד , קבלת טפסים לא נכונים ( ללא פרטים או עם פרטים חסרים ) , ניסיונות לקבלת הנתונים מסוכן הביטוח ( במידה ויש לעובד) וכו’.
הפתרון:
קבלת הנתונים בלחיצה אחת! באזור האישי של המעסיק עד 3 ימי עסקים !
נכון להיום לקוחות שמדווחים דרך עוקץ פנסיה יכולים להגיש בקשה באזור האישי שלהם בפורטל עוקץ פנסיה לגבי מידע בגין התוכניות הפנסיוניות של עובד חדש וכל זה בלחיצת כפתור , עד 3 ימי עסקים יתקבלו פרטי הקופה/ות של העובד הכוללים תאריך הפקדה אחרון עבור סעיף 1 ( לעניין פעילה או לא ) פרטי הקופה/ות של העובד עבור סעיף 2 ( כוללים ח.פ, קוד באוצר, פרטי חשבון בנק ) כך בצורה פשוטה ומהירה וללא טעויות ו/או תשלום מיותר תוכלו לעדכן בתוכנת השכר ולדווח.
ניתוק יחסי עובד מעביד -פיטורים:
הבעיה:
כאשר עובד מסיים לעבוד על המעסיק להפיק עבור העובד 161 וכמובן לעדכן את הקופה שהעובד סיים לעובד אצלו , תהליך זה לרוב הינו מסורבל מהסיבות הבאות:
- יש צורך לקבל מהקופות השונות את צבירת הפיצויים של העובד ( דוחות עזר ל 161 )
- לעדכן את הקופות על סיום העובדה של העובד וזאת על מנת שהקופה תעדכן שהמעסיק כבר אינו מחויב לבצע הפרשות לקופה הנ”ל ( לא ייפתח חוב למעסיק) ובמקביל על מנת לשמור על זכויות העובד עד שיימצא עבודה חדשה לעדכן “ריסק זמני” .
הפתרון:
לגבי סעיף 1 , קבלת כל הצבירות העדכניות של העובד ב 3 לחיצות! באזור האישי של המעסיק!
נכון להיום לקוחות שמדווחים דרך עוקץ פנסיה יכולים להגיש בקשה באזור האישי שלהם בפורטל עוקץ פנסיה לקבלת צבירת פיצויים ( דוח עזר ל 161 ) היתרון הגדול והמשמעותי מבחינת המעסיק שהוא יכול להגיש את הבקשה עבור כל הקופות ( מעל 100 קופת ) במצב זה הוא יכול לגלות שלעובד יש “זנבות” פיצויים תחת הפרשות שבוצעו לו ממעסיק זה מה שמקטין את חבות המעסיק , יתרונות נוספים הם : חסכון בעבודה , מהירות , הכל מתקבל במקום אחד ונשמר לכם באזור האישי , דיוק ומניעת טעויות .
לגבי סעיף 2 במקרה זה עליכם לדווח בקובץ במבנה האחיד בשדה “סטטוס עובד בחודש משכורת” עזיבת עבודה, עזיבת עבודה מדווחת בחודש לאחר החודש שמבוצעת לעובד ההפרשה האחרונה , לדוגמה במידה והעובד פוטר ב 31/03/2020 אזי בחודש אפריל נבצע לו הפרשה עבור שכר 03/2020 ונדווח לו חודשי/רגיל או שעתי/יומי ובחודש מאי כאשר כבר לא תהיה לו הפרשה עבור שכר 04/2020 נדווח לו עזיבת עבודה
מסקנה: כלל שהדיווח יהיה תקין כך יהיו פחות בעיות לכם המעסיקים וזכויות העובדים יישמרו באופן מלא ותקין.
מאחל לכולנו ששנת 2021 תהיה עם המון בריאות וחזרה לנורמליות שהכרנו !
